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Adjoint (e) administratif (ve)

Établi à Montréal, le groupe Lune Rouge, est à la recherche d'un (e) adjoint (e) administratif (ve) au bureau du Fondateur. Le (la) titulaire du poste apportera un soutien administratif et opérationnel à l’adjoint (e) exécutif (e) du Fondateur, et s’acquittera de diverses autres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS

  • Soutient l’adjoint (e) exécutif (ve) dans la gestion de la correspondance du Fondateur (courrier et courriel), tant au niveau de la rédaction que de l’archivage ou de la distribution aux départements concernés;
  • Planifie et organise des réunions (réservation de salles, installation multimédia, etc.);
  • Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
  • Répond au téléphone, prend les messages et transfère les appels;
  • Effectue la mise à jour de divers fichiers et banques de données du Fondateur;
  • Aide dans les dossiers d’adhésion et de renouvellement de documents pour le Fondateur;
  • Assiste dans le suivi de l’agenda du Fondateur pour la prise de rendez-vous;
  • Procure une assistance pour la liaison avec les différents services et divisions du Groupe Lune Rouge ainsi qu’avec les partenaires d’affaires et connaissances du Fondateur;
  • Assiste dans la gestion des demandes de billets;
  • Participe à la coordination d’événements et de projets spéciaux;
  • Soutient à la coordination des envois destinés au Fondateur;
  • Maintient l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire; procède à des achats en ligne ou en boutique; vérifie la réception des fournitures et en assure le rangement;
  • Maintient les connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers éducatifs ou des tutoriels en ligne;
  • Remplace l’adjoint (e) exécutif (ve) dans certaines de ses fonctions lors de ses absences;
  • Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS

  • Diplôme d'études collégiales en bureautique;
  • Un minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Maîtrise de la suite MS Office;
  • Capacité à travailler avec un Mac;
  • Fait preuve de créativité et est capable de mener plusieurs tâches de front et de faire face à des priorités changeantes;
  • Fait preuve de dynamisme, d’enthousiasme et de professionnalisme;
  • Fait preuve de grande discrétion en tout temps;
  • Possède des compétences exceptionnelles en rédaction;
  • Flexibilité, sens de l’organisation et bonne gestion des priorités;
  • Excellentes aptitudes en communication;
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Disponible à travailler en dehors des heures habituelles de travail (comme le weekend) lors d’évènements spéciaux ou de périodes plus occupées.

Nous remercions tous les candidats et candidates de leur intérêt. Seuls ceux dont les qualifications sont les plus pertinentes seront considérés et contactés. Toutes les demandes seront traitées de façon confidentielle.

Veuillez soumettre votre curriculum vitae par courriel, en format Word ou PDF à Marie-Michelle Larouche au mlarouche@langeconsultants.com